Rechnung schreiben als Einzelfirma

Unter welchem Namen du auftrittst

Die Firma eines Einzelunternehmens muss zwingend den Familiennamen der Inhaberin oder des Inhabers enthalten (Art. 945 OR), mit oder ohne Vornamen. Ein Fantasiezusatz ist erlaubt, solange der Name enthalten bleibt: «Muster Gartenbau» oder «Atelier Nord, Anna Muster» gehen, «Atelier Nord» allein geht nicht.

Auf der Rechnung steht dieser Name zusammen mit der Geschäftsadresse. Ist dein Unternehmen im Handelsregister eingetragen, verwende exakt die dort eingetragene Schreibweise – das ist die Bezeichnung, unter der du rechtlich auftrittst.

UID und Mehrwertsteuernummer

Die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) hat die Form CHE-123.456.789. Sie wird jedem Unternehmen zugeteilt, das im Handelsregister eingetragen oder bei einer Behörde registriert ist – auch ohne Mehrwertsteuerpflicht.

• Nicht mehrwertsteuerpflichtig: Die UID darf auf der Rechnung stehen, muss aber nicht. Ein Steuersatz oder Steuerbetrag darf nicht erscheinen.
• Mehrwertsteuerpflichtig: Die UID mit dem Zusatz «MWST» ist Pflicht – also CHE-123.456.789 MWST.

Die drei Schwellenwerte, die du kennen solltest

Rund um den Umsatz gibt es drei Grenzen. Sie werden regelmässig verwechselt, weil zwei davon zufällig gleich hoch sind.

Unterhalb von CHF 500'000 Umsatz genügt eine Aufstellung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage – die sogenannte Milchbüechli-Rechnung. Belege musst du unabhängig davon zehn Jahre aufbewahren (Art. 958f OR); digitale Kopien sind dabei gleichwertig, solange sie nicht nachträglich veränderbar sind.

Massgebend für die Mehrwertsteuer ist der weltweite Umsatz aus steuerbaren Leistungen, nicht der Gewinn. Wird absehbar, dass du die Grenze überschreitest, musst du dich innert 30 Tagen bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung anmelden.

Was auf jede Rechnung gehört

• Firmenname und Adresse, wie oben beschrieben
• Name und Adresse der Kundin oder des Kunden
• Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
• Art und Umfang der Leistung, nachvollziehbar beschrieben
• Betrag pro Position, Zwischentotal und Total
• Bei Mehrwertsteuerpflicht: UID mit Zusatz MWST, Steuersatz und Steuerbetrag
• Zahlungsfrist und Zahlungsangaben

Die vollständige, gesetzlich verankerte Liste für mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen findest du in der Checkliste der Pflichtangaben.

Abrechnungsmethode bei Mehrwertsteuerpflicht

Wer mehrwertsteuerpflichtig ist, kann zwischen der effektiven Methode und der Saldosteuersatzmethode wählen. Bei der Saldosteuersatzmethode rechnest du mit einem branchenspezifischen Pauschalsatz gegenüber der Steuerverwaltung ab und musst die Vorsteuer nicht einzeln erfassen – der administrative Aufwand sinkt deutlich.

Wichtig für die Rechnung: Auf der Rechnung stehen immer die normalen gesetzlichen Steuersätze, nicht dein Saldosteuersatz. Der Pauschalsatz betrifft ausschliesslich dein Verhältnis zur Steuerverwaltung. Ob die Methode für dich zulässig und günstiger ist, hängt von Branche und Umsatzstruktur ab – das ist die klassische Frage für die Treuhandstelle.

Praktisches, das sich auszahlt

1. Zahlungsfrist ausdrücklich nennen. «Zahlbar bis 31. August 2026» bringt dich bei Verzug in eine bessere Position als «zahlbar innert 30 Tagen» – warum, steht im Beitrag Zahlungsfrist und Mahnung.
2. Leistungen konkret beschreiben. «Beratung» ist bei einer Steuerprüfung ein Ärgernis, «Konzeptworkshop vom 14. Mai, 6 Stunden» nicht.
3. Rechnungsnummern lückenlos führen. Eine Lücke musst du erklären können; eine Storno-Rechnung ist sauberer als eine gelöschte Nummer.
4. Rechnung zeitnah stellen. Je näher an der Leistung, desto selbstverständlicher wird sie bezahlt.

Für den Versand selbst brauchst du keine Buchhaltungssoftware: Mit QRBill erstellst du die Rechnung mit gültigem QR-Zahlteil als PDF – mit oder ohne Mehrwertsteuer, kostenlos und ohne Anmeldung.