Pflichtangaben auf einer Rechnung

Ohne Mehrwertsteuerpflicht

Das Obligationenrecht kennt keine abschliessende Liste dessen, was auf einer Rechnung stehen muss. Massgebend ist, dass die Forderung bestimmbar ist: Wer schuldet wem wofür wie viel bis wann. Diese acht Angaben decken das ab und sind der Standard, den jede Kundin erwartet:

1. Name und Adresse der leistenden Person oder Firma
2. Name und Adresse der Rechnungsempfängerin
3. Rechnungsdatum
4. Rechnungsnummer
5. Datum oder Zeitraum der Leistung
6. Beschreibung der Leistung – Art und Umfang
7. Betrag je Position und Gesamtbetrag
8. Zahlungsfrist und Zahlungsangaben (IBAN oder QR-Zahlteil)

Mit Mehrwertsteuerpflicht: die gesetzliche Liste

Bist du im Mehrwertsteuerregister eingetragen, gilt Art. 26 Abs. 2 MWSTG. Er verlangt sechs Angaben:

1. Name und Ort der leistenden Person, wie sie im Geschäftsverkehr auftritt, mit dem Hinweis auf die Eintragung im Register und der UID – in der Praxis die Form CHE-123.456.789 MWST
2. Name und Ort der empfangenden Person, wie sie im Geschäftsverkehr auftritt
3. Datum oder Zeitraum der Leistung, sofern er nicht dem Rechnungsdatum entspricht
4. Art, Gegenstand und Umfang der Leistung
5. Das Entgelt für die Leistung
6. Der anwendbare Steuersatz und der Steuerbetrag. Ist die Steuer im Entgelt enthalten, genügt die Angabe des Satzes

Fehlt eine dieser Angaben, ist die Rechnung nicht automatisch ungültig – aber sie taugt für deine Kundschaft unter Umständen nicht mehr als Beleg für den Vorsteuerabzug. Das ist der Grund, warum Firmen unvollständige Rechnungen zurückschicken.

Die Mehrwertsteuersätze

Diese Sätze gelten unverändert seit dem 1. Januar 2024 und damit auch im laufenden Jahr. Eine ursprünglich für 2026 vorgesehene Erhöhung zur Finanzierung der 13. AHV-Rente wurde auf 2028 verschoben; geplant sind dann 8,8 %, 2,8 % und 4,2 %. Bis dahin ändert sich nichts.

Enthält eine Rechnung Positionen mit unterschiedlichen Sätzen, müssen die Beträge je Satz separat ausgewiesen werden. Eine Hotelrechnung führt die Übernachtung also mit 3,8 % und die Getränke aus der Minibar mit 8,1 % auf.

Netto oder brutto ausweisen?

Beides ist zulässig. Entscheidend ist, dass unmissverständlich klar wird, was gemeint ist:

• Netto: Positionen ohne Steuer, danach der Steuerbetrag und das Total. Üblich bei Geschäftskunden.
• Brutto: Preise inklusive Steuer. Dann genügt der Hinweis «inkl. 8,1 % MwSt.», der Steuerbetrag darf angegeben werden, muss aber nicht.

Gegenüber Privatkundschaft ist die Bruttodarstellung der Normalfall – Preisangaben gegenüber Konsumentinnen müssen ohnehin die tatsächlich zu bezahlenden Beträge nennen.

Häufige Sonderfälle

• Rundung: Ein Total auf fünf Rappen zu runden, ist verbreitet und zulässig, aber nicht vorgeschrieben. Runde erst das Total, nicht jede Position einzeln.
• Fremdwährung: Erlaubt, aber der Steuerbetrag ist in die Landeswährung umzurechnen. Vermerke den verwendeten Kurs auf der Rechnung. Der QR-Zahlteil selbst kennt nur Franken und Euro.
• Skonto: Ein Abzug bei rascher Zahlung mindert im Fall der Beanspruchung das Entgelt und damit die Steuer. Formuliere ihn eindeutig: «2 % Skonto bei Zahlung innert 10 Tagen».
• Leistungen ins Ausland: Häufig von der Steuer befreit. Auf der Rechnung gehört dann ein Hinweis darauf statt eines Steuersatzes – die Voraussetzungen prüfst du am besten mit deiner Treuhandstelle.
• Gutschrift oder Storno: Eine fehlerhafte Rechnung wird nicht gelöscht, sondern mit einer Gutschrift korrigiert, die auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweist.

Checkliste vor dem Versand

• Sind beide Adressen vollständig, inklusive Ort?
• Ist die Leistung so beschrieben, dass sie ein Aussenstehender versteht?
• Stimmen Zwischentotal, Steuerbetrag und Total rechnerisch?
• Ist bei Steuerpflicht die UID mit dem Zusatz MWST vorhanden?
• Steht ein konkretes Zahlungsdatum darauf?
• Passt die Kombination aus Kontonummer und Referenz im Zahlteil?

Den letzten Punkt nimmt dir QRBill ab: Das Tool prüft die Kontoangaben und erzeugt einen gültigen QR-Zahlteil – die Hintergründe dazu stehen im Beitrag QR-IBAN oder normale IBAN?.