QR-IBAN oder normale IBAN?

Die kurze Antwort

Wenn du nur ein paar Rechnungen pro Monat schreibst und deine Zahlungseingänge von Hand zuordnest, brauchst du keine QR-IBAN. Deine normale IBAN reicht vollkommen. Die QR-IBAN ist ein Werkzeug für Betriebe, die viele Zahlungen automatisch abgleichen wollen.

Was eine QR-IBAN von einer IBAN unterscheidet

Rein äusserlich sehen beide gleich aus: 21 Zeichen, beginnend mit CH oder LI. Der Unterschied steckt in der Institutsnummer, den Stellen fünf bis neun.

• Normale IBAN: Die Institutsnummer ist die gewöhnliche Nummer der Bank – bei CH93 0076 2011 6238 5295 7 lautet sie 00762.
• QR-IBAN: Die Institutsnummer liegt im reservierten Bereich 30000 bis 31999 – bei CH44 3199 9123 0008 8901 2 lautet sie 31999.

Beide Nummern zeigen auf dasselbe Bankkonto. Die QR-IBAN ist keine zweite Kontoverbindung, sondern eine besondere Adressierung desselben Kontos, die der Bank signalisiert: Zu dieser Zahlung gehört eine strukturierte Referenznummer, die du mir mitliefern musst.

Die drei Referenzarten

Der Zahlteil kennt genau drei Varianten. Welche du nutzen kannst, ergibt sich aus deiner Kontonummer.

Die QR-Referenz ist die direkte Nachfolgerin der orangen ESR-Referenz. Sie besteht aus 27 Ziffern, die letzte ist eine Prüfziffer. Üblicherweise wird darin die Rechnungs- oder Kundennummer codiert, sodass die Software die eingegangene Zahlung ohne Zutun der richtigen Rechnung zuordnen kann.

Die Creditor Reference leistet dasselbe, funktioniert aber mit einer normalen IBAN und ist international standardisiert. Sie beginnt immer mit «RF». Nicht jede Schweizer Bank und nicht jede Buchhaltungssoftware unterstützt sie gleich komfortabel – für den Anfang ist sie selten die erste Wahl.

Keine Referenz heisst nicht, dass du im Dunkeln tappst: Du kannst im Feld «Zusätzliche Informationen» eine freie Mitteilung mitgeben, etwa deine Rechnungsnummer. Sie erscheint auf dem Kontoauszug, ist aber nicht maschinell auswertbar und die zahlende Person kann sie theoretisch überschreiben.

Brauche ich eine QR-IBAN?

Stell dir eine einzige Frage: Willst du Zahlungseingänge automatisch verbuchen lassen?

• Nein, ich schaue selbst auf den Kontoauszug. Dann bleib bei der normalen IBAN. Bei einer Handvoll Rechnungen im Monat ist die Zuordnung über Name und Betrag schneller erledigt als jede Einrichtung.
• Ja, das soll die Software erledigen. Dann lohnt sich die QR-IBAN – zusammen mit einer Buchhaltungslösung, die den Zahlungseingang mit der offenen Rechnung abgleicht (camt-Dateien oder ein Bank-Anschluss).

Eine QR-IBAN bekommst du bei deiner Bank. Sie ist meist kostenlos, wird aber nicht automatisch zu jedem Konto ausgestellt – du musst sie anfordern. Bei manchen Instituten ist sie an ein Geschäftskonto oder an ein kostenpflichtiges Zahlungspaket gebunden. Frag vorher nach, was es konkret kostet.

Woran du erkennst, dass etwas nicht stimmt

• Die Banking-App meldet beim Scannen «ungültige Referenz» oder «Referenz erforderlich» – dann passen Kontoart und Referenztyp nicht zusammen.
• Die Zahlung wird ein bis zwei Tage nach der Ausführung mit einer Rückweisung storniert.
• Deine Kundschaft meldet, sie könne den Code zwar scannen, aber nicht freigeben.

In allen drei Fällen hilft dasselbe: Prüfe die Stellen fünf bis neun deiner Kontonummer. Liegen sie zwischen 30000 und 31999, ist es eine QR-IBAN und du musst eine QR-Referenz mitgeben. Andernfalls darf keine QR-Referenz gesetzt sein.

Mit QRBill musst du dir darüber keine Gedanken machen: Das Tool erkennt die Art deiner Kontonummer und lässt nur die dazu passenden Referenzangaben zu. Wie der Zahlteil insgesamt aufgebaut ist, steht im Beitrag Die QR-Rechnung einfach erklärt.