Die QR-Rechnung in der Schweiz – einfach erklärt

Was die QR-Rechnung ist

Die QR-Rechnung ist eine gewöhnliche Rechnung mit einem standardisierten Zahlteil am unteren Rand. Herzstück ist der Swiss QR Code: ein quadratischer Code mit dem Schweizerkreuz in der Mitte, der sämtliche Zahlungsinformationen maschinenlesbar enthält. Wer ihn mit der Banking-App scannt, hat Empfänger, Betrag und Referenz bereits ausgefüllt im Zahlungsauftrag stehen.

Eingeführt wurde sie, um die alten Einzahlungsscheine abzulösen. Die roten und orangen Scheine (ES und ESR) konnten noch bis 30. September 2022 verwendet werden; seither nehmen Banken und die Post sie nicht mehr entgegen. Herausgeberin des Standards ist SIX Interbank Clearing im Auftrag des Schweizer Finanzplatzes.

Wie eine QR-Rechnung aufgebaut ist

Eine QR-Rechnung besteht aus zwei Teilen auf einem A4-Blatt. Oben steht der Rechnungsteil, wie du ihn kennst: Absender, Empfänger, Positionen, Total. Unten – über die ganze Breite – folgt der Zahlteil.

• Empfangsschein (links, 62 × 105 mm): Konto, Zahlbar an, Referenz, Betrag. Das ist der Beleg, der bei einer Einzahlung am Schalter abgestempelt wird.
• Zahlteil (rechts, 148 × 105 mm): derselbe Inhalt plus der Swiss QR Code (46 × 46 mm) und allfällige Mitteilungen.

Die beiden Felder zusammen ergeben exakt die untersten 105 mm der Seite. Der Bereich muss abtrennbar sein: entweder perforiert oder – wenn dein Drucker das nicht kann – mit dem vorgesehenen Scherensymbol und einer Trennlinie versehen. Zwischen Rechnungsteil und Zahlteil gehört nichts, was über die Trennlinie ragt.

Welche Angaben in den QR-Code gehören

Der Swiss QR Code enthält immer denselben, fest definierten Datensatz. Drei Angaben sind zwingend, der Rest hängt vom Anwendungsfall ab.

Andere Währungen als Franken und Euro sind im Zahlteil nicht möglich. Eine Rechnung in US-Dollar kannst du zwar stellen, aber nicht mit QR-Zahlteil – dafür brauchst du eine gewöhnliche Überweisungsangabe.

Welche Kombination aus Konto und Referenz zulässig ist, entscheidet sich an einer einzigen Frage: normale IBAN oder QR-IBAN. Das ist die häufigste Fehlerquelle überhaupt und deshalb in einem eigenen Beitrag beschrieben – QR-IBAN oder normale IBAN?.

Rechnung ohne Betrag oder ohne Empfängeradresse

Beide Felder dürfen bewusst leer bleiben. Das ist kein Fehler, sondern vorgesehen:

• Ohne Betrag: Die zahlende Person trägt ihn selbst ein. Üblich bei Spenden oder wenn die Höhe erst später feststeht.
• Ohne «Zahlbar durch»: Im Zahlteil erscheint ein leeres Feld zum Ausfüllen von Hand. Sinnvoll, wenn du dieselbe Rechnung an mehrere Personen abgibst.

Drucken und versenden

Für den Versand per Post gelten ein paar handfeste Regeln, damit der Beleg an jedem Schalter und in jeder App funktioniert:

• Weisses oder naturfarbenes Papier, mindestens 80 g/m², kein Hochglanz.
• Druck in Originalgrösse – die Skalierung im Druckdialog auf 100 % stellen, «An Seite anpassen» verfälscht die Grösse des QR-Codes.
• Schwarz auf weiss genügt; der Zahlteil braucht keine Farbe.
• Nichts in den Zahlteil hineinschreiben, keine Stempel, keine Notizen.

Der elektronische Versand ist ausdrücklich zulässig und heute der Normalfall: Ein PDF per E-Mail genügt. Die Empfängerin kann den Code direkt vom Bildschirm scannen oder das PDF ausdrucken. Achte nur darauf, dass du das PDF unverändert verschickst und es nicht durch einen Komprimierungsdienst schickst, der die Auflösung reduziert.

Die häufigsten Fehler

1. QR-IBAN ohne Referenz oder IBAN mit QR-Referenz. Diese Kombination wird von der Bank zurückgewiesen. Details im Beitrag zur QR-IBAN.
2. Skalierter Druck. Wird der Zahlteil auf 95 % verkleinert, stimmen die Masse nicht mehr und der Beleg kann am Schalter abgelehnt werden.
3. Adresse unvollständig. «Zahlbar an» braucht Name, Strasse, PLZ und Ort. Ein Postfach allein reicht nicht.
4. Falsche Währung. Ein Eurobetrag mit CHF im Code führt zu einer Zahlung in der falschen Währung.
5. Mitteilung zu lang. Über 140 Zeichen wird abgeschnitten – die Zuordnung beim Zahlungseingang geht verloren.

Ein Test kostet zwei Minuten: Scanne deine erste selbst erstellte QR-Rechnung mit der eigenen Banking-App, bevor du sie verschickst. Bis zur Freigabe des Zahlungsauftrags passiert nichts, du siehst aber sofort, ob alle Felder korrekt übernommen werden.

QR-Rechnung erstellen

Du brauchst dafür keine Buchhaltungssoftware. Mit QRBill füllst du Absender, Empfänger und Positionen aus und lädst die fertige Rechnung als PDF mit gültigem Zahlteil herunter – ohne Konto und ohne Kosten. Welche Angaben auf der Rechnung selbst stehen müssen, steht in der Checkliste der Pflichtangaben.