Als Privatperson eine Rechnung schreiben

Ja, du darfst

Das Schweizer Recht knüpft das Stellen einer Rechnung an keine Rechtsform. Eine Rechnung ist nichts anderes als die schriftliche Aufforderung, eine vereinbarte Leistung zu bezahlen. Weder ein Handelsregistereintrag noch eine Mehrwertsteuernummer noch ein Geschäftskonto sind Voraussetzung dafür.

Praktisch heisst das: Du kannst deine private IBAN angeben und eine ganz normale QR-Rechnung ausstellen. Der Zahlteil funktioniert mit einem Privatkonto genauso wie mit einem Geschäftskonto.

Was auf die Rechnung gehört

Ohne Mehrwertsteuerpflicht gibt es keine gesetzlich abschliessende Liste. Diese Angaben solltest du trotzdem aufführen – sie verhindern Rückfragen und sind der Beleg, auf den sich beide Seiten später berufen können:

• Dein vollständiger Name und deine Adresse
• Name und Adresse der Person oder Firma, die bezahlen soll
• Rechnungsdatum
• Was du geleistet oder verkauft hast – konkret, nicht «diverse Arbeiten»
• Datum oder Zeitraum der Leistung
• Betrag, bei mehreren Positionen einzeln aufgeschlüsselt und mit Total
• Zahlungsfrist und Zahlungsangaben (IBAN, bei einer QR-Rechnung steckt das im Zahlteil)

Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist für dich nicht vorgeschrieben, aber nützlich: Sie macht die Zuordnung eindeutig, wenn du der gleichen Person mehrmals etwas verrechnest. Fang einfach bei 2026-001 an.

Keine Mehrwertsteuer ausweisen

Das ist der wichtigste Punkt überhaupt. Als Privatperson, die nicht im Mehrwertsteuerregister eingetragen ist, darfst du keine Mehrwertsteuer auf der Rechnung ausweisen. Kein Steuersatz, kein Steuerbetrag, kein «inkl. 8,1 % MwSt.».

Du nennst schlicht deinen Betrag. Ein Hinweis wie «Der Betrag versteht sich ohne Mehrwertsteuer, da keine Steuerpflicht besteht» ist nicht nötig, schafft aber Klarheit, wenn deine Kundschaft eine Firma ist, die sich über den fehlenden Steuerausweis wundert.

Ab wann bin ich nicht mehr «privat»?

Die Grenze verläuft nicht beim Umsatz, sondern bei der Regelmässigkeit. Wer einmal ein Möbelstück verkauft, bleibt eindeutig privat. Wer planmässig, wiederholt und nach aussen erkennbar Leistungen gegen Entgelt anbietet, gilt steuer- und sozialversicherungsrechtlich als selbständig erwerbend – auch ohne Firmengründung und auch im Nebenerwerb.

Daran hängen drei Pflichten, die du im Blick behalten solltest:

1. AHV: Selbständige Erwerbstätigkeit ist bei der kantonalen Ausgleichskasse anzumelden. Sie entscheidet, ob sie dich als selbständig anerkennt, und stellt Beiträge in Rechnung. Bei kleinem Nebenerwerb kann der Beitrag geringfügig sein – die Anmeldung ersetzt das nicht.
2. Steuern: Das Einkommen gehört in die Steuererklärung, auch wenn keine Firma dahintersteht. Aufwände, die dir dafür entstanden sind, kannst du in der Regel abziehen.
3. Mehrwertsteuer: Ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000 aus steuerbaren Leistungen wirst du mehrwertsteuerpflichtig – unabhängig von der Rechtsform.

Ein Handelsregistereintrag wird für ein Einzelunternehmen ebenfalls erst ab CHF 100'000 Jahresumsatz zur Pflicht. Was danach gilt, steht im Beitrag Rechnung schreiben als Einzelfirma.

Belege aufbewahren

Die zehnjährige Aufbewahrungspflicht des Obligationenrechts trifft buchführungspflichtige Unternehmen, nicht dich als Privatperson. Trotzdem: Bewahre deine Rechnungen und die dazugehörigen Zahlungsbelege auf. Sie sind der Nachweis gegenüber dem Steueramt, und sie sind dein Beweismittel, falls jemand die Zahlung bestreitet. Für die Steuererklärung solltest du sie mindestens so lange behalten, bis die Veranlagung rechtskräftig ist.

In fünf Minuten erledigt

Für eine einzelne Rechnung lohnt sich weder ein Abo noch eine Software-Installation. Mit QRBill trägst du deine Angaben ein und lädst das fertige PDF mit QR-Zahlteil herunter – kostenlos und ohne Konto. Wenn du wissen willst, welche Angaben in anderen Konstellationen zwingend sind, hilft die Checkliste der Pflichtangaben.